Pri príprave cateringu pre vonkajšie podujatia je prvým a zároveň najdôležitejším krokom kladenie tých správnych otázok. Ak správne porozumiete očakávaniam Vašich klientov a svojej úlohe počas podujatia, dokážete predvídať problémy, ktoré môžu nastať a včas naplánovať vhodné riešenie. Môžete sa tak spoľahnúť, že klienti budú s Vašimi službami nadmieru spokojní.

Pripravili sme pre Vás podrobný plán prípravy cateringu pre vonkajšie podujatie.

Rozhovor s klientom a návšteva miesta konania

Pred samotnou organizáciou je dôležité všetko podrobne prebrať s klientom. Na čo by ste sa mali zamerať?

  • Typ podujatia: Veľká svadba, oslava 18. narodenín s priateľmi, 80. narodeniny starej mamy, firemná akcia pre klientov či teambuilding pre zamestnancov - každé z týchto podujatí si vyžaduje celkom inú prípravu.
  • Atmosféra: Zistite od zákazníka, aká je tematika organizovanej párty. Koktejlová párty a priateľské stretnutie s uvoľnenou atmosférou si vyžadujú niečo celkom iné.
  • Počet a vek hostí: Je obzvlášť dôležité zistiť, či sa podujatia zúčastnia aj deti alebo starší ľudia. Môžete tak prispôsobiť menu preferenciám hostí a prípadne navrhnúť ďalšie služby či možnosti zábavy.
  • Miesto konania: Toto je snáď najdôležitejšia informácia. Musíte poznať umiestnenie kuchyne, dispozíciu miesta konania, vzdialenosť stolov a vedieť, či je k dispozícii voda, elektrina a kúpeľňa. Zároveň je potrebné zistiť, kedy Vám bude priestor k dispozícii a ako a kedy musí byť po podujatí uprataný.
  • Časový harmonogram: Typ podujatia Vám pomôže odhadnúť trvanie celej udalosti a určiť, ktoré časti sú kľúčové. Môžete tak naplánovať, kedy sa má ktoré jedlo podávať a kedy budete mať čas na upratanie priestoru.
  • Preferovaná kuchyňa a obmedzenia: Aby ste mohli vytvoriť ponuku dokonale prispôsobenú potrebám klienta, musíte zistiť čo najviac o jeho stravovacích preferenciách či prípadných stravovacích obmedzeniach (alergie, vegetariánski alebo vegánski hostia).
  • Očakávania: Uistite sa, že viete, čo od Vás zákazník očakáva. Očakáva sa od Vás iba donáška jedla, alebo aj výzdoba stolov a zabezpečenie kuchynského riadu? Máte zabezpečiť aj reštauračný personál, prenajať si párty stan, nábytok, pódium alebo prenosné toalety? Očakáva zákazník aj grilovaciu stanicu či živú kuchársku šou?

 

Niekedy je potrebné miesto konania podujatia navštíviť aj osobne. Môžete tak zákazníkovi odporučiť  vhodné rozmiestnenie párty stanov, stolov, pódia alebo stolov s občerstvením. Budete tiež môcť skontrolovať terén a umiestnenie elektrických či vodovodných prípojok, vďaka čomu sa vyhnete možným prekvapeniam.

Ponuka šitá na mieru

Na základe informácií, ktoré ste získali pri prvom rozhovore s klientom, môžete vytvoriť ponuku dokonale prispôsobenú požiadavkam a potrebám klienta. Okrem menu by ponuka mala obsahovať aj podrobný zoznam nábytku, vybavenia a dekorácií, ktoré zabezpečíte.

Zvýraznite dôležité informácie týkajúce sa stanov, stolov, riadu alebo obrusov. Uveďte, či prinesiete aj odpadkové koše a poskytnete upratovacie služby, prenosné toalety, umývadlá alebo stany a dáždniky pre prípad dažďa. To je obzvlášť dôležité, pretože klienti môžu na tieto dôležité prvky ľahko zabudnúť.

Vďaka fotografiám si Váš zákazník dokáže lepšie predstaviť, ako bude podujatie vyzerať. Zároveň tak zabránite akýmkoľvek sťažnostiam počas večierku alebo po jeho skončení.

Popíšte, ako presne pracujete - koľko personálu bude na večierku, aké budú ich povinnosti, kedy budú rozmiestnené stoly s občerstvením a koľko bude trvať, kým rozoberiete nábytok a poupratujete. Klient by mal mať istotu, že máte k dispozícií všetok personál a skúsenosti potrebné k dosiahnutiu očakávaného výsledku.

Perfektné menu

Menu je najdôležitejšou zložkou cateringových služieb. Ak budete zákazníka pozorne počúvať, určite splníte jeho očakávania. Čo by ste mali brať do úvahy pri príprave menu?

1. Vek hostí: Správne zostavené menu poteší každého - deti i dospelých. Deti sa určite potešia cukrovej vate, popkornovaču alebo talianskej zmrzline. Do menu môžete zahrnúť aj menšie občerstvenie, ako napríklad zemiakové krokety s tatárskou omáčkou pripravené zo zemiakovej kaše Knorr. Inšpirujte sa týmto receptom na krokety s dokonalou tatárskou omáčkou vyrobenou z kvalitnej majonézy Hellmann’s.

V prípade starších hostí zvoľte skôr tradičné jedlá s jemnou chuťou a jemnou textúrou, ktoré sa ľahko konzumujú.

2. Menu pre alergikov a vegánov: Stále viac ľudí sa vyhýba rôznym surovinám a zložkám potravy - lepku, laktóze, mäsu alebo všetkým živočíšnym produktom. Uistite sa, že Vaše menu obsahuje aj niekoľko variantov pre vegánov a alergikov.

3. Sezónne potraviny: V lete neexistuje nič lepšie ako recepty plné čerstvého ovocia a zeleniny. Zvoľte lokálne suroviny, ako sú jahody, kukurica alebo cuketa. Výbornou možnosťou sú aj baby zemiaky a listová zelenina.

Doprava a cateringové vybavenie

Transport a vybavenie potrebné na profesionálne cateringové služby závisí od typu udalosti a pripraveného menu.

Uistite sa, že máte dostatočný počet certifikovaných vozidiel určených na prepravu potravín (s chladením či bez) a všetko vybavenie na doručenie, ako sú napríklad cateringové kontajnery, termonádoby v rôznych veľkostiach a prepravky na potraviny.

Pokiaľ na mieste nie je k dispozícii žiadny zdroj energie, prineste si vlastný generátor. Aj pokiaľ je napájanie k dispozícii, uistite sa, že máte dostatok káblov a prípojok.

Plánovanie je kľúčom k úspechu

Pokiaľ všetko dôkladne naplánujete, organizácia i samotné podujatie prebehne bezproblémovo. Vypracujte podrobný plán a zoznam vybavenia, ktoré musíte priniesť. Zostavte tím, rozdeľte úlohy a naplánujte, ako predídete problémom, ktoré by mohli vzniknúť.

Veľa šťastia!